تكوين المؤتمر
يتكون المؤتمر من الوفود المشاركة والضيوف كالتالي:-
- الوفود الممثلة للهيئات الأعضاء بحد أقصي ستة أعضاء لكل هيئة (الوفد الرسمي).
- المراقبون من كل هيئة عضو مشاركة في المؤتمر بحد أقصى ستة مراقبين لكل هيئة عضو مشاركة بالمؤتمر.
- كما يحضر اجتماعات المؤتمر بصفة مراقبين دون أن يكون لهم حق التصويت كل من :
- رئيس وأعضاء اللجنة الكشفية العربية.
- ممثل عن جامعة الدول العربية.
- ضيوف المؤتمر.
اختصاصات المؤتمر
- تحقيق أهداف الإقليم الكشفي العربي والمنظمة الكشفية العربية.
- قبول العضوية بالمنظمة الكشفية العربية أو تعليقها أو الغائها بناء على توصية اللجنة (دستور المنظمة العربية).
- انتخاب اللجنة الكشفية العربية.
- اعتماد السياسة العامة للحركة الكشفية العربية.
- اعتماد التقارير التي تقدمها اللجنة والحسابات المالية الختامية حتى السنة التي تسبق المؤتمر.
- تحديد قيمة الاشتراكات الإقليمية السنوية للهيئات الأعضاء.
- تحديد مكان وزمان عقد المؤتمرات والمخيمات والأحداث الكشفية العربية.
- تعديل الدستور للإقليم ودستور المنظمة الكشفية العربية.
- نقل مقر الأمانة العامة بتوصية من اللجنة الكشفية العربية (دستور المنظمة العربية).
اجتماعات المؤتمر
- ينعقد المؤتمر بصفة عادية كل ثلاث سنوات في إحدى الدول العربية الأعضاء بالإقليم الكشفي العربية/ المنظمة الكشفية العربية التي تم اعتماد طلب استضافتها للمؤتمر من قبل المؤتمر الكشفي العربي في دورته السابقة.
- يكون انعقاد المؤتمر قانونياً في المؤتمرات العادية والاستثنائية بحضور الأغلبية المطلقة (نصف الأعضاء المسجلين بالإقليم زائد واحد) للهيئات الأعضاء.
- يقوم المؤتمر في جلسته التمهيدية في انتخاب رئيس للمؤتمر ونائب له وأمين للسر ومساعدين اثنين لأمين السر من مندوبي الهيئات الأعضاء المشاركة في المؤتمر و/ أو أعضاء اللجنة الكشفية العربية.
الدعوة للمؤتمر
- ترسـل اللجنة الكشفية العربية و الأمانة العامة/ المكتب الكشفي العربي الدعـوة لحضـور المؤتمـر قبـل موعـد المؤتمـر بسـنة علـى الأقل علـى أن تؤكـد الهيئــة المضيفــة هــذه الدعــوة قبــل تســعة أشــهر مــن انعقــاد المؤتمــر أو اعتذارهــا عــن عــدم اســتضافة المؤتمــر أو تعــذر انعقــاده فــي بلدهــا وتتولــى اللجنــة تحديــد المــكان والزمــان البديليــن
- يقـوم المكتـب باستطلاع رأي الهيئـات الأعضاء فـي مشـروع جـدول الأعمال قبـل موعـد المؤتمـر بسـتة أشـهر ويجـوز اسـتخدام وسـائل التواصـل الإلكتروني التـي تعتمدهـا الأمانة العامة / المكتب الكشفي العربي بشـرط ضمان ُ اثبـات الإرسال والاستلام وتعـرض المقترحـات علـى اللجنـة.
- ُيرسـل جـدول الأعمال النهائـي ومرفقاتـه الـى الهيئـات الأعضاء قبـل موعـد المؤتمـر بثالثـة أشـهر علـى الأقل.
- تتولـى اللجنة الكشفية العربية والأمانة العامة / المكتب الكشفي العربي وضـع قائمـة الشـخصيات المدعـوة لحضـور المؤتمـر وتتفـق فـي شـأنها مـع الهيئـة المضيفـة التـي تتولـى توجيـه الدعـوة لهـذه الشـخصيات بالاشتراك مـع اللجنـة.
تنظيم وادارة المؤتمر
تتولى الأمانة العامة للمنظمة الكشفية العربية / المكتب الكشفي العربي، بالتنسيق مع اللجنة الكشفية العربية، مسؤولية إدارة وتحضير أعمال المؤتمر الكشفي العربي الحادي والثلاثين، من خلال تحديد الموضوعات الرئيسية، إعداد الوثائق، وتنسيق طرق وأساليب العمل، بما يتماشى مع الإطار الدستوري وأهداف واختصاصات المؤتمر.
كما تقدم الأمانة العامة/ المكتب الكشفي العربي الدعم الفني والتنظيمي للهيئة المضيفة، والتي تتولى بدورها كافة الترتيبات المتعلقة بالاستقبال، الاستضافة، البرنامج الاجتماعي، وتأمين المرافق وأدوات العمل بما يضمن نجاح المؤتمر.
وفي الجلسة التمهيدية، يتم انتخاب رئيس المؤتمر، نائبه، أمين السر ومساعديه من بين المشاركين المستوفين للشروط، بناءً على ترشيحات تُرسل مسبقًا من الجمعيات الكشفية الوطنية.
ويُعزَّز سير المؤتمر من خلال تشكيل عدد من اللجان التنظيمية والفنية، من بينها: لجنة إدارة وإشراف المؤتمر، لجنة فرز الأصوات، لجنة أوراق الاعتماد، ولجنة القرارات، حيث يضطلع كل منها بمهام محددة تُسهم في حسن سير أعمال المؤتمر وضمان فاعليته.
للاطلاع على تفاصيل كل لجنة واختصاصاتها وآليات تشكيلها، يرجى زيارة صفحة “لجان المؤتمر”
شروط المشاركة في المؤتمر
يشترط فـي العضـو المشـارك فـي وفـد المؤتمـر أن يكـون مـن بيـن الأعضاء العامليـن فـي الحركـة ومـن لهـم مسـئوليات قياديـة فـي هيئاتهـم ولديـه القـدرة علـى المسـاهمة الإيجابية فـي أعمـال المؤتمـر علـى أن تتيـح الهيئـات الفرصـة للقيـادات الشـابة للمشـاركة فـي وفـود المؤتمـر
إضافـة إلـى كونـه أعلـى هيـاكل الإقليم الكشـفي العربـي، يعتبـر المؤتمـر الحـدث الأبرز الـذي ُنظـم كل 3 سـنوات ويجتمـع فيـه قـادة الجمعيـات الكشـفية الوطنيـة وضيـوف الكشـفية مـن كبـار المسـؤولين.
